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  • 政策法规

教育部文书立卷、 归档和档案利用办法

《教育部文书立卷、 归档和档案利用办法》
教育部办公厅文件

教厅档 [2004]8 号

教育部办公厅关于印发《教育部文书立卷、归档和档案利用办法》的通知

部内各司局、各直属单位:

为了进一步促进我部档案管理的规范化,强化各单位档案工作职责,切实提高归档文件质量和档案管理与服务水平,根据国家有关法律、法规和档案、保密等管理规定,在原《国家教委文书立卷、归档和档案利用办法》的基础上,重新制定了《教育部文书立卷、归档和档案利用办法》。现将该《办法》印发给你们,请遵照执行。
附件:教育部文书立卷、归档和档案利用办法                                    二○○四年三月十五日

教育部文书立卷、归档和档案利用办法


教育部在工作过程中形成的全部档案,是我部贯彻党和国家的教育方针和法律,执行党中央、国务院的各项政策和法规,从事教育工作实践的真实记录,具有重要的参考价值和可靠的凭证作用,是党和国家的宝贵财富。为了进一步健全我部文书立卷工作制度,保证应归档文件的齐全完整,确保国家秘密,提高工作效率和工作质量,使档案工作更好地为教育改革、发展和各项事业服务,根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、规定,特制定本办法。

一、办公厅档案处的职责和任务

㈠ 对我部各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。

㈡ 集中统一管理我部的文书档案,积极提供利用,为机关各项工作服务。

㈢ 对我部直属企事业单位和本专业的档案工作进行监督和指导。

㈣ 按规定向中央档案馆移交应进馆的档案。

㈤ 办理领导交办的其他有关的档案业务工作。


二 、平时立卷单位的职责、任务和立卷的要求

㈥ 本部各司局办公室(综合处)、办公厅各处(室)均为立卷单位。各单位应根据具体情况,建立与健全平时立卷制度。各司局办公室需要设置专管或兼管文书档案工作的文书处理人员,对办理完毕的文件实行集中管理。在承办人手里不得长期保存文件。承办人应该把办结的文件及时地交给文书处理人员归卷,并于每季度终了时清理一次。文书处理人员按照立卷归档的要求,随时进行整理,年终复查整理,于第二年六月底前送档案处归档。

㈦ 立卷应该依据案卷类目进行。

案卷类目,每年初由各司局办公室(综合处)组织有关人员根据全年工作计划和上年度实有案卷情况来拟制,经有关处、室负责同志和办公厅档案处审阅后使用。在使用中,还可以根据文件形成的实际情况加以修正或补充。

案卷类目的条款要具体明确。并按机构或工作分工、重要程度和他们之间的联系进行排列,统一编顺序号。在条款后面,可以注明相应的保管期限。

(八)文书处理人员或承办人,依照案卷类目的条款准备好卷夹,将阅办完毕的文件随时整理归卷,并在收发文登记簿上注明办理情况及归卷号;或者采取定期移交核对文件的办法。各种内部文件和会议文件(包括照片、录音、录像带等),也要注意及时收集归卷,保证把应归档的文件收集齐全。

(九)各文书处理部门应该把立卷工作和文件的登记、催办、清退等工作密切结合起来。收文、发文要有登记和运转手续。在定期进行催办过程中,要加强对立卷工作的督促情况。

(十)文书处理人员和承办人必须保管好已归档和正在办理的文件,严防遗失和失密泄密。已归卷的文件,利用时应进行登记;归还时注销,并将文件放入原卷内。

工作人员调离工作或短期离职时,应该认真做好自己经办的文件的交接手续,个人不得擅自带走或随意销毁。

三、归档案卷的质量要求

(十一)案卷质量总的要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

(十二)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

(十三)在归档的文件材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开;文、电应合一立卷。

(十四)不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;非诉讼案件放在结案年立卷;其他文件材料的立卷应按有关规定执行。

(十五)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后;非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前,依据材料等在后;其他文件材料依其形成规律或特点,按有关规定排列。

(十六)卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章,并逐件编件号。图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

(十七)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写;没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;会议记录应填写每次会议的时间和主要内容;填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。

(十八)有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内,若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。

(十九)卷案封皮,应逐项按规定填写清楚,案卷题名要简要、确切的反映卷内文件材料内容,一般包括责任者、内容和名称等,体式一致,文字简炼,使用简称要通用易懂,并用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。

(二十)卷内文件材料要去掉金属物,对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷;案卷应采用三孔一线的方法装订;不装订的案卷,卷中的文件应逐件用细线装订。

(二十一)为了便于装订和使用,案卷厚度一般不超过二公分;如文件过多,可分册立卷。

(二十二)归档的照片应在背面加注说明和时间,并单独编制目录。底版应同照片放在一起归档。

(二十三)归档的录音、录像带应标明录音、录像内容和形成时间,并单独编制目录。

(二十四)录音带、录像带、照片(底版)等档案,应与文书档案统一整理、编目,分别移交,并在案卷目录和卷内目录上注明互见号,以保持相互联系和便于查找利用。

(二十五)各单位每个年度的案卷,应该按照案卷之间的联系进行排列并编号,分别编制永久、长期或短期保管的案卷目录一式两份。

(二十六)为了保证案卷的质量,避免归档以后返工,在各单位归档以前,需经档案处对案卷的质量进行检查,发现问题及时解决。

四、归档

(二十七)各单位每年度形成的案卷,一般应在第二年上半年内向档案处移交。如果需要推迟归档期限,必须向档案处说明原因,最迟于第二年年底前归档。

(二十八)向档案处移交时,要按照案卷目录点交清楚,由双方交接人签字。案卷目录一份交档案处,一份存原单位。

如果有些案卷需要继续使用,可以补办调阅手续;使用完毕后,应及时归还。

(二十九)临时机构形成的文件,也应按照上述办法整理立卷,在工作全部结束后完整地向档案处移交。

五、档案的利用

(三十)本部各司局因工作需要利用档案的,应由本部干部填写《教育部文书档案调阅单》,经办公室主任或综合处处长签字后直接到档案处登记查阅,归还时予以注销。如需借阅涉密文件,须经部保密办或办公厅负责人审批。

(三十一)本部直属单位查阅档案,需持单位介绍信。如必须借阅或复制有机密的文件,须经部保密办或办公厅负责人审批。地方和部属高等学校因公调阅档案,需出具省级教育行政部门和部属高等学校介绍信或申请函。

(三十二)调出案卷,使用完毕应及时退还,一般不得超过两周。如调阅人较长时间出差时,应将所借案卷归还;各单位办公室(综合处)负责人应负责督促检查。

(三十三)本部干部调动时,须经档案处核实确认档案已归还,并出具证明后,放可办理调动手续。

(三十四)调阅人对于调出的案卷,必须妥善保管,不得随意转借、遗失、污损和涂改乱划,更不得拆散原卷或抽取文件。如果发生上述情况,应依照《中华人民共和国档案法》有关处罚规定处理。

六、本办法的解释

(三十五)本办法由办公厅档案处负责解释。

附:  1.文件材料归档和不归档的范围

2.关于机关档案保管期限的规定

3.文书档案保管期限表

4.教育部文书档案调阅单(样本)