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本科毕业生成绩表(辅修)归档流程及要求

       为保证学校本科毕业生成绩表(辅修)归档齐全、完整、系统、准确,更好的为学生成绩管理、学校管理和社会需要服务,特制定本归档流程及要点,请相关单位参照执行。
一、归档流程图

二、立卷归档流程操作要点及注意事项
1、打印成绩
       各学院根据教务部提供的名单打印本科毕业生成绩表(辅修),成绩表应打印清晰、印章清晰完整(含成绩专用章、学院章)。
2、组卷
       各学院本科毕业生成绩表(辅修)按照教务部提供的名单编制卷内目录(先校内辅修,再七校联合,再十校联合,卷内目录从档案馆网站下载, 有特殊情况要在卷内目录备注栏内注明),按专业组卷,每专业一卷(人多的专业可分成几卷,每卷不超过200人)。排列顺序与卷内目录一一对应。
3、编写页码
      在每份成绩表右上角用铅笔编写页码。每卷成绩表页码从1开始顺序编写流水号至每卷最后一页,顺序和卷内目录序号保持一致。
4、填写卷内备考表
      (1)每卷填写一张卷内备考表(从档案馆网站“下载专区”下载)
      (2)立卷单位填写各学院名称,卷内份数填写本卷总页数(如本卷共有65人成绩表则填写65)。
      (3)填写“本卷情况说明”。如无缺件情况,请填写“本卷共*件,材料完整”;如有缺件情况,请填写“本卷实有*件,另缺*件成绩表”,并逐件注明缺件的学生学号、姓名等信息。(如本卷共有65人成绩表,则写本卷共65件,材料完整)
      (4)立卷人:由组成本卷的责任者签名,也就是由教学秘书签名。
      (5)检查人:由档案馆专职档案员核查后签名。
      (6)立卷时间:填写完成立卷的日期。
5、装盒
       各学院到档案馆205办公室领取档案盒,用铅笔拟写案卷题名,格式如下:***届(校内或七校联合或十校联合)辅修**专业成绩表
6、办理移交
      (1)立卷完毕的档案,要经过档案馆专职档案人员检查,确认立卷合格,方可办理相关移交手续。
      (2)移交时须提供一式三份的档案移交目录(从档案馆网站下载)。
      (3)移交时须向档案馆提交相应的电子版目录。
      (4)移交目录双方签字,并请教务部分管领导核查后审签。