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  • 通知公告

关于做好2016年度档案归档工作的通知


全校各单位:

      根据《高等学校档案管理办法》(教育部27号令)的规定要求,我校将启动2016年度档案归档工作,请各单位将本部门2015年度产生的属归档范围的各类文件资料,按归档要求整理好移交我馆,2015年度以前因特殊原因未及时归档须补充归档的文件材料,请分年度整理好一并归档。现就归档具体事宜通知如下:  


一、归档范围 

    1. 2015年度学校各单位收到的上级及业务主管部门下发的与学校有直接关系并需要执行的文件材料。

    2.2015年度学校各级领导及教职工参加教育部、湖北省委、省政府及其它单位召开的重要会议文件。

    3.学校举行重大活动形成的文件材料。如:学校召开党代会、教职工代表大会、学代会(研代会)及其他重大活动形成的各类文件材料。

    4.各单位在2015年度工作过程中形成的具有查考利用价值且办理完毕的文件材料。包括每份文件材料的正文与附件,印件与定稿,请示与批复,转发文件与原件等。

    5.各单位参照《中南财经政法大学文件材料归档范围和保管期限实施办法》(见附件1)所确定的归档范围进行整理归档。各种载体(如照片、光盘、磁盘、电子文件等)档案应随相应纸质文件材料同时归档。

    6.以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗以及在校际交流中具有保存价值的实物档案应随相关纸质文件同时归档。


二、归档程序

    1.各单位相关工作人员将2015年度学校党政管理、教学、学生管理、科研、外事、基建、资产与设备管理、出版发行、财务会计等活动中产生的具有保存价值的文件材料和需要贯彻执行的上级机关来文等收集齐全完整,进行分类整理并排好文件的次序。

    2.根据档案馆校史馆专职档案员分工情况(见附件2),各单位预约上门进行指导、检查。

    3.在档案馆校史馆专职档案员指导下填写卷内目录、卷内备考表、案卷目录(或归档文件目录)、备考表、移交目录(见附件3、附件4、附件5)。打印移交目录一式三份,按归档要求进行验收,验收合格双方签字。部门留一份,交档案馆校史馆二份存档。


三、归档要求

    1.归档材料应是原件,复印件原则上不得归档。

    2.归档材料必须完整,如学生成绩表应涵盖所有学院毕业或肄业学生的成绩。兼职档案员(立卷员)在整理过程中要对照目录逐卷(件)检查,不要缺项、漏项,如请示与批复、正文与附件应一并归档,应逐份清点收集齐全归档,不得遗漏和散失。

    3.归档文件均应注明文件形成时间并加盖公章。

    4.为长久保存档案文字材料,文件字迹应选用碳素墨水书写,印章应完整清晰。

    5.电子文档与纸质文件应同时归档。在移交档案的同时移交纸质文件的电子版、案卷目录(或归档文件目录)、卷内目录,并移交各类目录电子版。

    6.归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间、地点、人物;归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间,并刻录光盘(一式3份)。


四、移交时间

    1.党政管理部门、各学院请于2016年6月30日前移交进馆;

    2.教学档案按学年度在每学年结束后即可进行整理,次年3月底以前归档。

    3.科研(课题)类项目档案,在项目完成,通过鉴定验收后2个月内归档。

    4.基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

    5.实物档案在6月底以前归档。获得省级以上表彰的奖状、奖旗、奖杯、证书和具有特殊意义的实物,若本单位利用率高,可在原单位暂存,但应完成实物档案目录的移交,具体事宜请联系档案馆高斯(电话:88387633)。

    6.部分单位2015年以前未归档的文件材料,请相关单位负责人及兼职档案员多加催促,在档案馆校史馆专职档案员指导下完成补充归档任务。

    7.因各种原因撤销、归并单位的档案由专职档案员与原单位兼职档案员共同负责办理整理移交手续。


五、移交地点

    档案馆校史馆(文溯楼208室)。联系人及联系电话详见附件2。


六、工作要求

    1.各部门、学院是学校档案工作的源头,希望有关单位分管档案工作领导切实加强对本单位档案工作的领导,督促兼职档案员和相关工作人员认真负责地做好文件整理归档工作。

    2.兼职档案员要切实履行职责,做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作,保证归档文件材料完整、齐全,并按时移交。在对文件进行整理、归档过程中加强与档案馆校史馆的联系,共同做好2016年度档案立卷归档工作,确保各门类档案及时完整归档。

 

                                          档案馆校史馆

                                           2016年3月28日


附件1:中南大档字[2013]2号-中南财经政法大学文件材料归档范围和保管期限实施办法(修订).xls

附件2:档案馆校史馆专职档案员分工情况及联系方式.doc

附件3:卷内目录、卷内备考表、案卷目录、移交目录及封面.rar

附件4:归档文件目录、备考表及移交目录封面.rar

附件5:声像档案移交目录.xls